Trích từ cuốn ebook của anh Trần Phong Phú – Solution architect Sendo.vn mang tên “Những Kỹ Năng Cần Có Của Một Senior Developer” , chúng ta thừa nhận kỹ năng giao tiếp và hợp tác làm việc với nhau là cơ bản, nhưng cơ bản không có nghĩa là chúng ta hiểu đúng, làm tốt. Về chủ đề này, ông cha ta cũng có một câu thành ngữ rất hay, giá trị vượt thời gian để đúc kết vấn đề ăn nói, giao tiếp, ứng xử sao cho đúng mực, tinh tế là: “học ăn, học nói, học gói, học mở”.

Do đó, nhóm tác giả chúng tôi, thấy sự cần thiết phải có một phần riêng biệt và chuyên sâu về chủ đề giao tiếp, làm rõ các khía cạnh khác của việc giao tiếp, hướng dẫn các bạn nhận biết các vấn đề phức tạp của việc giao tiếp, và làm thế nào để có thể làm tốt hơn. Qua phân tích này, may mắn cho các bạn là, các bạn sẽ không còn cảm thấy mặc cảm về bản thân khi bị người khác chê “kỹ năng giao tiếp kém”, không phải cái gì cũng là lỗi ở bạn, không phải cái gì bạn cũng có thể giải quyết được. Đọc hết phần này, chúng tôi hi vọng các bạn sẽ tự tin hơn, có phương pháp để cải thiện kỹ năng giao tiếp, tốt hơn lên mỗi ngày.

Về hình thức giao tiếp, thì có nhiều loại, bạn làm tốt cái nào thì có thể làm cái đó, nhưng ưu tiên là nói, sau đó chat, sau đó là email để xác nhận với nhau. Ngoài ra, còn có các kiểu giao tiếp bằng ánh mắt, nụ cười, nhưng đây không phải là phạm vi mà tài liệu này để cập tới. Để giao tiếp tốt trước tiên, cần xem xét các khía cạnh sau:

Về đối tượng trong giao tiếp, thì người nói và người nghe với bạn có thể là các đối tượng sau:

• Cấp trên của bạn. Đối với sếp thì bạn thường phải giải thích, trình bày để nhận được sự đồng ý, cho phép về một vấn đề gì đó. Hoặc nghe yêu cầu, chỉ đạo về một vấn đề gì đó. Đối tượng này rất khó chìu, như câu: “miệng nhà quan có gang có thép”. Họ thường không có thời gian để nghe bạn trình bày dài dòng, thường có nhu cầu muốn nói ít mà bạn hiểu nhiều, tính cách lãnh đạo sẽ có xu hướng áp đặt. Nói chung đối với cấp trên bạn phải nhẫn nại, chìu họ chút.
• Cấp dưới của bạn. Đối với member mà bạn lead thường là bạn có xu hướng ra yêu cầu, chia sẻ thông tin về lý do cần phải làm cái này cái kia, và giống như ở trên, bạn trở thành cấp trên, bạn sẽ có xu hướng áp đặt, và dễ mắc các sai sót về khâu truyền đạt. Bạn cần phải biết là, dù bạn nói rất nhiều, nhưng với 3 ý, thì cấp dưới của bạn chỉ hiểu nghe và nhớ 2 ý, rồi lại làm sai 1 trong 2 ý vừa nghe. Nói chung, với cấp dưới thì bạn phải kiên nhẫn, chịu khó nói đi nói lại, viết thành câu chữ rõ ràng, giao task cụ thể.
• Đồng nghiệp cùng cấp bậc với bạn. Đối với đồng nghiệp ngang hàng, làm về hai lĩnh vực khác nhau, thì rất dễ duy trì một mối quan hệ tốt đẹp, dễ chia sẻ, và hợp tác với nhau, ví dụ là đối với một ông senior về code, và một ông senior về BA. Tuy nhiên nếu là cùng lĩnh vực rất dễ bị xung đột, bởi ai cũng muốn cạnh tranh nhau, tạo ra ảnh hưởng và chứng tỏ mình. Nói chung, riêng với chỗ này bạn phải cảm thông, đừng có kiểu khô máu luôn. Đường đời còn dài, chúng ta không có người mà chúng ta ghét hay kẻ thù là mãi mãi.

Về nội dung, kiến thức, chủ đề trong giao tiếp, có thể rơi vào các tính huống sau:

• Không với biết. Là cái bạn không, nhưng lại nói với người biết về nó như là đúng rồi. Cái này gọi là chém gió, múa rìu qua mắt thợ, bạn hạn chế rơi vào trường hợp này, đừng đi nói cái mình không biết với người quá rành, hoặc quá biết về nó. Đừng chém gió và múa máy lung tung.
• Biết với không. Là cái bạn biết, nhưng lại đi nói với người biết. Bạn sẽ thấy quá mệt, khi phải giải thích mà người kia không hiểu, thậm chí cố tình hiểu sang một một vấn đề khác. Đặc biệt ví dụ như làm technical mà đi giải thích cho người làm quản lý và business chuyên sâu về chuyện code và bug vậy á. Chỗ này phải cực kì kiên nhẫn và chịu khó.
• Không với không. Là cái mà bạn không biết, và lại đi nói với người không biết. Trường hợp này là kiểu thầy bói xem voi. Người nói và người nghe đều không biết vấn đề mình đang trao đổi là gì, chỉ là nghe ai đó nói, rồi đi trao đổi với nhau. Ví dụ: công CEO giao nhiệm vụ cho hai ông manager, sau đó hai ông đó kêu hai người lính của mình đi nói chuyện và làm việc với nhau. Cái này là tệ nhất, nếu cả hai không xử lý tốt, không đi xác nhận lại thông tin, yêu cầu, thì dễ rơi vào việc cả hai đều đoán mò và làm ra một kết quả hoàn toàn khác với mong đợi.
• Biết với biết. Là cả bạn và người nghe đều hiểu vấn đề. Trường hợp này là tốt nhất, thậm chí ngay cả khi hai người đều có quan điểm và cách nhìn khác nhau thì cũng có thể đi đến sự thương lượng, thỏa hiệp để thống nhất với nhau về cách xử lý.

Về mối liên hệ trong giao tiếp, chúng ta có thể gom lại như sau:

• Đơn phương (1:1). Khi bạn cần nói chuyện với đồng nghiệp, ngang hàng; trình bày cho cấp trên; truyền đạt, chia sẻ, hướng dẫn cho các bạn cấp dưới; giải trình, giải thích với khách hàng.
• Đa phương (1:n hoặc n:n). Vấn đề này phức tạp hơn và nó có hai tình huống.
• Thứ nhất, cũng là khó nhất, đòi hỏi kỹ năng cao nhất là n:n. Ví dụ trong các buổi họp, n người nói với n người (n:n), bạn chỉ là một trong số đó, và đối tượng tham gia có thể nhiều người ở nhiều vai trò khác nhau, các buổi này đòi hỏi bạn phải có khả năng năng nghe nói đều phải tốt.
• Thứ hai, ví dụ trong một buổi chia sẻ về kỹ thuật (tech sharing) bạn sẽ phải một mình cân hết (1:n), điều này dễ hơn tình huống trên vì bạn chủ động chia sẻ điều gì, có thể chuẩn bị. Tuy nhiên cái khó là bạn có thể bị hồi hộp, run do các vấn đề khác nhau của cơ địa, cảm xúc. Hoặc là thiếu kinh nghiệm khi chuyển sang các mục như vấn đáp.

Với các phân tích như vậy, chúng ta hãy cùng nhìn qua các thách thức đối với việc giao tiếp và phương pháp để vượt qua sau đây.

a) Nói là một việc khó bởi cần truyền tải đến nhiều đối tượng nghe khác nhau, nhưng yêu cầu là phải đầy đủ, dễ hiểu, tránh dài dòng

Là senior bạn sẽ phải làm việc với nhiều người với nhiều vai trò khác nhau, và việc phải tìm cách diễn đạt cho tất cả mọi người điều hiểu là một thách thức không hề nhỏ. Nếu cách diễn đạt quá kỹ thuật, những người làm kinh doanh có khả năng sẽ không hiểu, nếu cố gắng chuyển ngữ sang kinh doanh, có thể làm sai lệch vấn đề. Tệ hơn nữa, chúng ta hay một định kiến kiểu này: “nếu một ai không tìm cách giải thích vấn đề một cách đơn giản, thì người đó không hiểu được bản chất vấn đề một cách cặn kẽ”. Các tiểu thuyết ngôn tình hay viết vậy, hoặc là những người có xu hướng “cả vú lấp miệng em”. Lời khuyên của chúng tôi là – bạn đừng để ý, điều đó sẽ giết chết sự tự tin và tiến bộ của bạn. Nếu ai đó, cứ lặp đi lặp lại những kiểu nói chuyện thiếu trách nhiệm nhiệm và thiếu cẩn trọng này, bạn hãy đưa ra một ví dụ sau đây.

Giáo sư Ngô Bảo Châu là người đã chứng minh bổ đề cơ bản Langlands, nhận giải thưởng danh giá Fields. Không ai có thể phủ phận điều này: “giáo sư là người hiểu nó một cách tường tận và rõ ràng nhất”. Và điều chắc chắn, không thể bàn cãi: họ không thể đọc hiểu những gì trong hàng trăm trang giấy mà giáo sư viết, thậm chí trên thế giới có rất ít người hiểu được nó, ngay cả những nhà nghiên cứu toán học.

Mặc khác, có thể bạn đang gặp vấn khác như là nói quá ít vì thiếu từ ngữ để diễn đạt; hoặc quá lộn xộn, dài dòng do thiếu sự chuẩn bị; hoặc là sử dụng từ ngữ không phù hợp, lạm dụng quá nhiều từ có tính “thô tục” – vì cho rằng nó gây cười hoặc tạo điểm nhấn.

Vậy làm sao để nói tốt, có hai lời khuyên ở đây là:

• Chuẩn bị trước. Bạn nên chuẩn bị trước ít nhất là các gạch đầu dòng, những gì cần nói trước, những gì cần nói sau. Hoặc là viết ra một tài liệu chi tiết cụ thể, có hình ảnh minh họa càng tốt trước mỗi buổi họp hoặc trình bày, gửi trước cho những ai tham gia nghe bạn nói.
• Diễn tập trước. Bạn nên diễn tập trước bằng cách tự nói với mình, dùng điện thoại, hay camera của laptop, quay lại những gì mình nói rồi xem lại để điều chỉnh về ngữ điệu, cách nói.

Chưa hết, bạn có thể bị hồi hộp và run khi phát biểu, trình bày trước đám đông, trong các buổi họp nhiều người, hoặc trong các buổi trình bày của bạn. Đặc biệt là cho những lần đầu tiên, cho các sự kiện quan trọng trong cuộc đời bạn. Nhiều lần, tôi, người viết phần này, thường hay mắc các lỗi là – “uống cà phê cho tỉnh táo, trước các buổi quan trọng đó”, nhưng sau đó cà phê có thể làm tim đập nhanh làm cho triệu chứng hồi hộp lại khó kiểm soát hơn. Vậy nên các tốt nhất là các bạn nên:

• Đừng cà phê. Nếu có vấn đề về tim đập nhanh, thì đừng uống cà phê để giữ cho mình tỉnh táo, chẳng thấy tỉnh đâu, mà bạn bị rối loạn nhịp tim rồi.
• Uống nước lọc và ăn nhẹ. Uống nước và đi tiểu là cách giữ tỉnh táo và thư giãn tốt. Đói cũng có thể làm bạn bị run và bối rối, khó kiểm soát hành động.
• Đừng để ý mọi người đang nhìn mình và cười mình. Kỹ năng chia sẻ, thuyết trình tốt là mặc kệ, người ta nghe gì, hiểu gì, có đang mắc cười mình không. Mặc kệ, cứ bơ đi mà làm. Bạn càng bối rối, người ta càng thấy mắc cười.

b) Lắng nghe là một việc khó, phụ thuộc vào số lượng người trình bày, thời gian trình bày, và sự tập trung

Thường người ta hay khuyên bạn nên lắng nghe và biết cách lắng nghe người khác. Nhưng mà việc này không dễ như quảng cáo, thực tế là: “chúng ta thì luôn luôn lắng nghe, nhưng lâu lâu mới hiểu”. Bởi lẽ, nhiều đồng nghiệp, thậm chí sếp của chúng ta nhiều lúc diễn đạt vấn đề không rõ ràng, thậm chí bị sai, dẫn đến chúng ta hiểu không đầy đủ, hoặc hiểu sai.

Ngày nay, rất nhiều công ty, họp hành triền miên, đặc biệt là các công ty lớn, các dự án phức tạp. Khi số lượng người trong một dự án đông, thì việc một vấn đề cần phải truyền đến nhiều người là một chi phí khổng lồ, do đòi hỏi sự tập trung cao trong thời gian dài, nhiều người cùng nói, điều này được đề cập chi tiết trong quyển The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering, mà nhiều người xem như là kinh thánh của ngành lập trình, như hình bên dưới.

Vậy làm sao để lắng nghe tốt. Đúng là câu hỏi khó. Trước tiên là bạn phải bỏ thời gian tìm hiểu chủ đề, nội dung mình được nghe, được người khác chia sẻ, truyền đạt để người nói và bạn cùng ở trong tình huống cả hai cùng biết (“biết – biết”, như ở trên). Ngoài ra, trong các buổi nói chuyện đông người, hãy chịu khó tập trung, tránh xa các yếu tố có thể chi phối bạn, như điện thoại, tin nhắn, email, hoặc là nói chuyện riêng với người khác.

c) Phản hồi nhanh và hiệu quả, làm rõ ngay các vấn đề nếu chưa hiểu

Hoạt động giao tiếp giữa hai hay nhiều người với nhau, không phải với mục đích nhằm giúp cho mọi người, ngay lập tức, cùng hiểu được vấn đề, có chung hành động, tầm nhìn, và mục tiêu. Cái đó khó, cần rất rất nhiều lần trao đổi, họp hành triền miên, cần nhiều công sức, may ra mới được. Nhưng điều quan trọng, trước hết là phải đi đến sự xác nhận là các bên tham gia đều đã nhận được đầy đủ thông tin, để sau đó, có thể tiếp tục suy nghĩ, làm rõ vấn đề để cho các lần thảo luận tiếp theo.

Do vậy, nếu ở vai trò là người nghe, khi bạn không nghe rõ, nghe kịp, nghe không hiểu thì hãy hỏi làm rõ. Đừng có gì phải xấu hổ, khi bạn không biết một vấn đề nào đó. Hỏi sẽ giúp bạn được đánh giá cao. Nếu bạn không hỏi, tự suy đoán, làm sai, thì việc này còn tệ hơn. Không ai thích làm việc với kiểu người, không chịu phát biểu trong cuộc họp, mà cứ ra ngoài phòng họp là đi bàn tán, suy đoán ý của của người khác.

Còn ngược lại, nếu bạn ở vai trò của người nói, nếu bạn có câu hỏi, chưa trả lời được, thì chỉ cần trả lời là: “sẽ tìm hiểu, và trả lời lại sau, vào ngày nào đó”. Bạn cũng đừng phải loay hoay, suy đoán, nói lung tung, những điều mà bạn không biết, không rõ, để lại rơi vào tính huống cả người nói và người nghe đều không biết vấn đề là gì (“không-không”, như ở trên).

Thường trong các cuộc trao đổi và tiếp nhận thông tin bạn không biết làm thế nào để tương tác, phản hồi lại các thông tin mà người khác đưa ra, câu thần chú ở đây là:

• Em/anh/chị đã nắm/nhận thông tin.
• Em/anh/chị sẽ trả lời sau.
• Em/anh/chị chưa biết, sẽ tìm hiểu, trả lời sau.

Đại khái là, bạn ít nhất phải phản hồi ở khía cạnh là bạn đã nghe, đã nhận được thông tin, bạn sẽ dành thời gian để tìm hiểu và trả lời. Đừng im lặng, để suy nghĩ. Hãy phản hồi để người nói được an tâm.

d) Các thông tin trong quá trình giao tiếp dễ bị lỗi trong quá trình sao chép, dẫn đến việc cùng vấn đề rồi tam sao thất bản

Không phải là bạn hay người khác hay cố tình thay đổi thông tin, cố tình làm sai với yêu cầu, mà bản chất là thông tin rất dễ bị hiểu sai, do cách sàng lọc của đầu óc, dễ bị lỗi trong quá trình sao chép, nên dễ bị tam sao thất bản trong quá trình giao tiếp. Điều này, không phải lỗi của bạn, và cũng không thể chỉ vì nỗ lực cá nhân của bạn mà giải quyết được. Như đã phân tích rất nhiều, kỹ năng giao tiếp là vấn đề khó, và việc thừa nhận vấn đề này là điều cần thiết, để tìm cách khắc phục cho tốt hơn, chứ không phải là đi tìm nguyên nhân để giải quyết triệt để. Đây không phải là bệnh, mà chúng ta nghĩ cứ bốc đúng thuốc là có thể chữa khỏi.

Do đó, dù thừa nhận rằng, nói chuyện và gặp gỡ trực tiếp nhanh hơn và tiện hơn hơn là chat, và email nhưng khi cần lưu lại lịch sử, xác nhận, chốt lại lại thông tin, đặc biệt là khi chúng quan trọng, tốt nhất là nên viết ra thành câu chữ, để tránh các tranh cãi sau này vì có ai đó hiểu sai hoặc làm sai các đồng thuận đưa ra trong các lần trao đổi.

e) Lạm dụng sách vở một cách máy móc

Đừng quá lạm dụng các kỹ thuật trong sách vở trong đối nhân xử thế, bởi vì như vậy bạn sẽ trở thành người quá máy móc và thiếu chân thành, kỹ năng giao tiếp và từ ngữ phải xuất phát từ trong ý nghĩ của bạn, chứ không phải là vận dụng kỹ thuật gì cho phù hợp với tình thế và hoàn cảnh.

Kết luận: Để trở thành một người lập trình viên giỏi thì bạn không thể thiếu những kỹ năng mềm quan trọng như làm việc nhóm đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và hợp tác với mọi người trong nhóm. Chính những điều đó sẽ giúp cho bạn có thể học hỏi được nhiều kiến thức từ những người đồng nghiệp, không bị giới hạn trong kiến thức lập trình khô cứng nữa. Đồng thời cũng mở ra cơ hội nghề nghiệp cho bạn lên những vị trí quản lý cao hơn.